Auto aziendale: cosa può controllare il datore di lavoro

Il datore di lavoro può controllare come un dipendente usa l’auto aziendale? Sì, ma non in qualunque modo. Può verificare i chilometri, i rifornimenti e le multe che arrivano all’azienda. Può installare un GPS solo con un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, e dopo aver informato il dipendente. Quando c’è un sospetto concreto di abuso, per esempio l’auto usata per un secondo lavoro o la carta carburante usata per altri veicoli, può incaricare un investigatore di verificarlo.

Qui trovi cosa è lecito, cosa non lo è e da dove conviene partire. La guida è pensata per titolari, uffici del personale e responsabili del parco auto. Per le decisioni disciplinari resta indispensabile il consulente del lavoro o l’avvocato.

In breve

• Prima di tutto conta come è stata assegnata l’auto: solo per lavoro oppure a uso promiscuo, cioè anche per la vita privata. Nel secondo caso usarla nel weekend non è un abuso.
• Il GPS sulle auto aziendali rientra nell’art. 4, comma 1, dello Statuto dei lavoratori. Serve l’accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione dell’Ispettorato.
• Il dipendente deve sapere che l’auto è localizzata: informativa scritta e un avviso visibile dentro il veicolo.
• Chilometri, rifornimenti, telepedaggi e multe sono documenti dell’azienda e si possono confrontare senza autorizzazioni particolari.
• Un investigatore può documentare l’uso illecito dell’auto fuori dall’orario di lavoro. Non può controllare come il dipendente svolge il suo lavoro.

Prima domanda, l’auto è solo per lavoro o anche per uso privato?

Molti casi si chiudono qui. Se l’auto è assegnata a uso promiscuo il dipendente può usarla anche per sé, nei limiti scritti nella lettera di assegnazione. Il vantaggio viene tassato in busta paga come fringe benefit (art. 51 del Testo unico delle imposte sui redditi). Andare al mare la domenica, in questo caso, è un diritto e non un abuso.

Se invece l’auto è assegnata solo per lavoro, l’uso privato è un inadempimento. Lo stesso vale quando il dipendente supera i limiti fissati, per esempio presta l’auto a un familiare, la usa all’estero senza permesso o ci fa un secondo lavoro.

Per questo il primo documento da guardare è la lettera di assegnazione, o la policy aziendale sui veicoli. Se non esiste, o dice poco, conviene scriverla prima di qualunque controllo. Un regolamento chiaro rende più semplice sia prevenire gli abusi sia contestarli.

Il GPS sull’auto aziendale

Cosa dice la legge

L’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970, modificato nel 2015) permette gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dei dipendenti solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale. Per installarli serve un accordo con le rappresentanze sindacali (RSU o RSA). Se l’accordo non c’è, o l’azienda non ha rappresentanze, serve l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

L’Ispettorato nazionale del lavoro, con la circolare n. 2 del 2016, ha chiarito che il GPS montato sull’auto di regola non è uno strumento per lavorare ma qualcosa di aggiunto, che serve a esigenze assicurative, organizzative o di sicurezza. Quindi la procedura di accordo o autorizzazione va fatta. Fanno eccezione i casi in cui la localizzazione è indispensabile al lavoro stesso o è imposta dalla legge, come certi trasporti di valori o di rifiuti.

Cosa chiede il Garante della privacy

Con il provvedimento del 4 ottobre 2011 sui sistemi di localizzazione dei veicoli il Garante ha fissato alcune regole che valgono ancora:

• la posizione del veicolo non dovrebbe essere seguita in modo continuo, ma solo quando serve allo scopo dichiarato;
• il dipendente riceve un’informativa che spiega quali dati si raccolgono, perché e per quanto tempo;
• dentro il veicolo va messo un avviso ben visibile, per esempio la vetrofania «veicolo sottoposto a localizzazione»;
• i dati si conservano per il tempo necessario allo scopo e li vede solo chi ne ha bisogno, come chi gestisce la flotta o il personale.

E se il GPS è già montato senza accordo?

Succede spesso con i noleggi a lungo termine e le scatole nere delle assicurazioni. I dati raccolti senza la procedura dell’art. 4 e senza informativa non si possono usare per contestare qualcosa al dipendente, e l’azienda rischia una sanzione. Conviene regolarizzare prima di averne bisogno.

Cosa l’azienda può controllare da sola

Molti abusi si vedono già nei documenti che l’azienda ha in casa. Sono dati suoi, e confrontarli fra loro è il primo passo, quello che costa meno:

• chilometri: il contachilometri al tagliando o alla riconsegna del noleggio, confrontato con i giri di lavoro dichiarati nelle note spese o nel gestionale;
• carta carburante: rifornimenti di sabato e domenica, in zone dove il dipendente non lavora, o con litri superiori al serbatoio dell’auto (segno che si riforniscono altri veicoli);
• telepedaggio: caselli e orari dei transiti, confrontati con l’agenda;
• multe: luogo, giorno e ora della violazione dicono dove si trovava l’auto.

Sulle multe c’è anche un obbligo dell’azienda. Quando arriva un verbale senza contestazione immediata, per esempio da un autovelox, l’azienda proprietaria deve comunicare entro 60 giorni chi guidava (art. 126-bis del Codice della strada). Se non lo fa paga una sanzione in più, oltre alla multa. Tenere un registro di chi ha in uso ogni auto e in quali giorni evita il problema e, insieme, crea una traccia utile.

Quando serve un investigatore

I documenti dicono che qualcosa non torna, ma di rado bastano per una contestazione disciplinare. Un rifornimento strano si può giustificare, un chilometraggio alto pure. Per contestare un abuso, e se serve arrivare al licenziamento, l’azienda deve provare il fatto con precisione: chi usava l’auto, dove, quando e per fare cosa.

Cosa è lecito

La Cassazione ammette da tempo che il datore di lavoro incarichi un investigatore autorizzato per verificare comportamenti illeciti del dipendente, quando c’è un sospetto fondato e il controllo parte dopo il sospetto, non prima. La sentenza n. 25732 del 2021 lo ha ribadito per i controlli mirati su un singolo lavoratore. L’investigatore non può invece controllare come il dipendente lavora, cioè se è produttivo o diligente. Quello resta compito dell’azienda, con i suoi strumenti.

I casi che ci arrivano più spesso

• auto aziendale usata per un secondo lavoro, anche in proprio, magari nello stesso settore;
• carta carburante usata per riempire l’auto di famiglia o il furgone di un conoscente;
• auto lasciata a un parente che la usa tutti i giorni;
• visite ai clienti dichiarate e mai fatte, con l’auto ferma sotto casa o altrove;
• incidenti avvenuti fuori servizio e raccontati come avvenuti durante il lavoro.

Come lavoriamo

Osserviamo l’auto e il dipendente in luoghi pubblici, nei giorni e negli orari indicati dai documenti, e documentiamo con fotografie e video quello che accade. Alla fine consegniamo una relazione scritta e firmata, con date, orari, luoghi e immagini, che l’azienda può usare per la contestazione e, se si arriva a una causa, produrre in giudizio. Non montiamo localizzatori sulle auto e non entriamo in luoghi privati.

Il dipendente infedele che usa l’auto per un’altra attività spesso fa anche altro, per esempio dichiara ore di lavoro che non fa. Di questi casi parliamo nella pagina sui dipendenti infedeli e l’assenteismo. Se invece vuoi sapere cosa l’azienda può registrare o filmare per conto suo, trovi i limiti nell’articolo su cosa può registrare il datore di lavoro.

Quanto costa

Un servizio di osservazione costa 65 € l’ora con un minimo di 4 ore, più 0,87 € al km per ogni veicolo impiegato. Quando servono due investigatori la tariffa è 80 € l’ora. Le spese vive si pagano a consuntivo. Spesso bastano una o due uscite mirate, scelte guardando i rifornimenti o i giorni in cui il chilometraggio sale, e per questo conviene mandarci prima i documenti. Il preventivo è sempre scritto prima di iniziare. Tutte le voci sono nella pagina tariffe e costi.

Domande frequenti

Il datore di lavoro può vedere dove si trova l’auto aziendale in tempo reale?

Solo se il GPS è stato installato con l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato e il dipendente ne è informato. Anche così, il Garante chiede di non seguire la posizione in modo continuo, ma solo quando serve allo scopo dichiarato.

Si può licenziare un dipendente per l’uso privato dell’auto aziendale?

Dipende dalla gravità e da come era assegnata l’auto. Un uso occasionale e modesto di solito porta a un richiamo o a una sanzione minore. Un uso sistematico, la carta carburante usata per altri veicoli o un secondo lavoro fatto con l’auto possono giustificare il licenziamento per giusta causa. Decide il giudice, caso per caso, e senza prove precise la contestazione non regge.

Le multe prese con l’auto aziendale chi le paga?

Il verbale arriva all’azienda, che risponde insieme al conducente. Se l’infrazione è stata commessa dal dipendente, di solito la policy aziendale prevede che la multa sia a suo carico. I punti della patente si tolgono a chi guidava, per questo l’azienda deve comunicarne il nome entro 60 giorni.

Posso mettere un localizzatore sull’auto senza dirlo al dipendente?

No. Un GPS nascosto viola lo Statuto dei lavoratori e le regole sulla privacy, i dati non si possono usare contro il dipendente e l’azienda rischia sanzioni. Se c’è un sospetto è meglio un’indagine fatta da un investigatore autorizzato, che si limita a osservare in luoghi pubblici.

E se l’auto è un noleggio a lungo termine?

Le regole sono le stesse. Spesso il contratto di noleggio include una scatola nera o un servizio di localizzazione. Prima di usarne i dati per controllare i dipendenti l’azienda deve fare la procedura dell’art. 4 e dare l’informativa.

Chi siamo

EA Intelligence è la divisione di EA Investigazioni dedicata ad aziende e studi legali. L’agenzia è autorizzata dalla Prefettura di Torino con licenza n. 70166 del novembre 1994, oggi provvedimento n. 10091/2011. Se hai un sospetto sull’uso di un’auto aziendale mandaci i documenti che hai e ti diciamo, prima di tutto, se un’indagine ha senso.

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